Déclaration et Approbation des comptes annuels
Toutes les sociétés commerciales, notamment les SARL, EURL, SAS et SASU, ont l’obligation légale de tenir une comptabilité régulière, fidèle et sincère, conformément à l’article L.123-12 du Code de commerce. Cette comptabilité doit refléter la situation patrimoniale, financière et le résultat de l’entreprise. Elle se traduit par une liasse fiscale composée notamment du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.
Ces documents servent non seulement à l’administration fiscale pour le calcul de l’impôt sur les sociétés, mais doivent également être soumis chaque année à l’approbation des associés avant d’être déposés au greffe du tribunal de commerce.
Qui doit initier la procédure d’approbation des comptes annuels ?
C’est au dirigeant de la société (gérant de SARL/EURL ou président de SAS/SASU) de veiller au respect des obligations relatives à l’approbation des comptes. Il lui revient de convoquer l’assemblée générale ordinaire annuelle, de rédiger les documents nécessaires et de veiller au dépôt des comptes.
Un manquement à cette obligation engage sa responsabilité, tant civile que pénale. Il est donc essentiel que toutes les formalités légales soient correctement accomplies, dans les délais et avec les bons documents : convocation, ordre du jour, rapport de gestion, projets de résolutions, etc.
Qui procède à l’approbation des comptes annuels ?
L’approbation des comptes est effectuée par les associés lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGO). À cette occasion, les associés votent sur les résolutions proposées par la direction, et notamment l’approbation ou non des comptes.
La majorité simple suffit pour que les comptes soient approuvés. Il est important de noter que, même en cas de rejet, les comptes doivent tout de même être déposés au greffe.
Quels sont les délais relatifs à la procédure d’approbation des comptes annuels ?
Les entreprises doivent clôturer leur exercice comptable à une date fixée dans les statuts (souvent le 31 décembre). Les comptes doivent être arrêtés dans un délai de 4 mois après cette clôture afin de respecter les délais fiscaux.
L’assemblée générale ordinaire doit ensuite être convoquée dans un délai maximum de 6 mois suivant la clôture de l’exercice (soit au plus tard le 30 juin pour un exercice clos au 31 décembre).
Le dirigeant doit envoyer les documents préparatoires à l’assemblée au moins 15 jours avant la date de celle-ci pour permettre aux associés de voter en connaissance de cause.
Quels sont les documents que le dirigeant de la société doit adresser aux associés pour l’approbation des comptes annuels ?
Le dirigeant est tenu de transmettre aux associés un certain nombre de pièces :
- Le bilan, le compte de résultat et l’annexe (comptes annuels)
- Le rapport de gestion (obligatoire sauf pour certaines micro-entreprises et petites sociétés)
- Le rapport spécial sur les conventions réglementées si nécessaire
- Les rapports du commissaire aux comptes (s’il y en a un)
Ces documents doivent permettre aux associés de se prononcer de manière éclairée sur la gestion de l’exercice écoulé.
Dépôt des comptes annuels : à quelle date les déposer au greffe du Tribunal de commerce ?
Une fois l’assemblée générale tenue, le dirigeant dispose d’un délai d’un mois pour déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce. Ce délai est porté à deux mois en cas de dépôt en ligne via le site du guichet unique de l’INPI (en remplacement de l’ancien site infogreffe).
Cela signifie qu’une société clôturant ses comptes au 31 décembre a jusqu’au 31 juillet pour procéder au dépôt légal.
Ne pas déposer les comptes peut entraîner des sanctions : injonction du président du tribunal, amende, voire responsabilité du dirigeant. Il est toujours préférable de déposer tardivement plutôt que de ne pas déposer du tout.