🏢 Approbation et Dépôt des Comptes Annuels : Obligations Légales
Les sociétés commerciales doivent, tous les ans faire l’approbation de leurs comptes annuels, et ensuite procéder au dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. Pourquoi le dépôt des comptes annuels pour une société est important ?
📋 Dépôt des Comptes Annuels : Généralités et Formes Concernées
Les sociétés commerciales (par exemple SASU, EURL, SAS, SARL…) ou Civiles (par exemple SCI…) les associés de ces sociétés doivent chaque année procéder, à l’approbation des comptes annuels.
De plus, pour certaines formes sociales de sociétés, d’autres documents doivent faire aussi faire l’objet d’un dépôt auprès des services du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société.
⚖️ Pourquoi Déposer les Comptes Annuels ? Importance de l’Approbation
🎯 Obligations Légales Fondamentales
Les Sociétés sont tenues à un certain nombre d’obligations légales, vis à vis des associés et aussi l’administration notamment fiscale (paiement des impôts et taxes…).
L’approbation chaque année des comptes annuels fait partie de ces obligations juridiques pour les SAS, SARL, SASU, EURL, etc., et ensuite les déposer au greffe du Tribunal de commerce, comme prévu par la loi (cf art. L.232-21, L232-22, L.232-23, L.232-24, L232-25 du code de commerce).
📅 Clôture d’Exercice et Échéances
A la date de clôture de l’exercice annuel social, en général le 31 décembre et ce chaque année, la majorité des sociétés clôturent leurs comptes, ie leur comptabilité, et ainsi respectent les obligations comptables et fiscales et ainsi déterminer l’affectation du résultat et de calculer le montant de l’impôt société à payer.
📤 Transmission Obligatoire
Quand les comptes ont été arrêtés, ceux-ci doivent être :
- Transmis à l’administration fiscale
- Approuvés par les associés, avant d’être déposé au greffe du Tribunal de commerce
🏛️ Spécificités par Forme Juridique
🔹 Pour les SARL : L’obligation de procéder à l’approbation des comptes annuels n’est aucunement facultative et constitue une pièce angulaire du contrôle de la société par les associés.
🔹 Pour les SAS et SASU : Il n’y a pas de délais maximums d’approbation. Aucun texte de lois oblige la tenue de l’approbation des comptes dans un certain délai après l’établissement des comptes annuels. Là encore il est nécessaire de se référer aux statuts.
Néanmoins, l’approbation des comptes est un préalable à la mise en paiement des dividendes qui doit être effectué dans les neuf mois suivant la clôture de l’exercice.
🔹 Pour les SCI (Sociétés Civiles Immobilière) : Même si aucune obligation, il est fortement recommandé de prévoir l’approbation des comptes annuels dans les statuts. Cette obligation se justifie d’autant plus que les associés sont indéfiniment responsables des dettes sociales.
De manière générale, l’approbation des comptes est souhaitable également pour une bonne gestion de la société.
📝 Étapes du Dépôt des Comptes Annuels : Procédure Complète
👨💼 Responsabilités du Gérant
C’est au gérant qu’il incombe de préparer et de tenir l’assemblée générale ordinaire visant à l’approbation des comptes annuels.
✅ Obligations à la Charge du Gérant
En général, les obligations à la charge du gérant :
- Faire l’inventaire
- Arrêter les comptes annuels
- Établir un rapport écrit de gestion, un bilan, un compte de résultat
- Fixer la date de l’Assemblée générale
- Convoquer les associés de la SCI à l’Assemblée générale annuelle
- Déposer les comptes
Dans cette perspective, il est de la responsabilité du gérant de préparer un rapport de gestion sur l’activité, les résultats, les évolutions et perspectives de la société, aux niveaux opérationnel, économique et financier.
🔍 Rôle du Commissaire aux Comptes
Bien entendu, et si la société est dotée d’un commissaire aux comptes, il est obligatoirement convoqué à l’assemblée générale et destinataire des documents transmis aux associés, ce afin qu’il puisse lui-même rédigé ses rapports (général et spécial) à l’attention des associés.
🗓️ Assemblée Générale et Dépôt
L’Assemblée générale ordinaire des associés est en principe convoquée une fois par an.
Dans le mois suivant l’assemblée Générale des Associés pour l’approbation des comptes annuels – qu’ils soient approuvés ou pas – le gérant doit déposer au greffe du tribunal de commerce les documents suivants :
- Les comptes annuels
- Les comptes consolidés
- Le rapport de gestion
- La proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée
- La résolution d’affectation votée ou la décision d’affectation (article L. 232-22 C.com.)
Les comptes et le rapport font ensuite l’objet d’une insertion au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales), publication faite à la diligence du greffier.
⚠️ Responsabilité du Gérant
Il est utile de préciser que le défaut de diligence du gérant à effectuer les opérations d’approbation / dépôt des comptes annuels est de nature à engager sa responsabilité pénale et civile.
📄 Documents et Informations Nécessaires : Check-list Complète
📋 Liste des Documents Obligatoires
- Les comptes annuels
- Les comptes consolidés
- Le rapport de gestion
- La proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée
- La résolution d’affectation votée ou la décision d’affectation
⚖️ Conclusion : Responsabilités et Sanctions
En outre, il faut savoir que le défaut de diligence du gérant à effectuer les opérations d’approbation des comptes annuels est de nature à engager sa responsabilité civile, mais également sa responsabilité pénale.